フードデリバリー配達員の読書ブログ

フードデリバリー配達員が仕事の合間に読んだ本のこと

伝わる伝え方本「外資系マネージャーが教える端的に伝える技術」の要約・感想

ちゃんと伝える

コミュニケーションの基本ではありますが、それができている人は半分ほどではないのかな?というのは「外資系マネージャーが教える端的に伝える技術」を書かれた著者アキヤマ・ダイジロウさんの肌感覚。

外資系のマネージャーをするレベルの方なんて、周りは高学歴に頭のいい人ばかりのはずなのに、その中にいながらにしても、質問に答えていないと感じる会話が多いという事実には驚きです。

実際に僕自身を振り返り、周囲を見ても、それぐらいの数値のような気がします。

プライベートでは多くの人は話が妙にかみ合ってなかったりすることが多いし、それはそれで別に大きな問題ではないとも思いますが、これが仕事となると話は別ですよね。

話が通じないとなると、その次に進めないのですから。

 

では、どうすれば話が通じるようになるのか。
それはとても簡単で、”1つのコツと3つの要点”に集約できるそうです。

たったそれだけで画期的に話が通じやすくなり、相手も満足できる会話になるそうです。

僕たちフードデリバリストにはあまりお客様との会話という場面はありませんが、相手の答えに一問一答でしっかり答えることができるというのはお客様からの高評価につながりますので、職を維持することにもつながってきます。

では、その”1つのコツと3つの要点”とは何かについて、少し書かせていただきます。

なぜ相手に伝わっていないのか

そもそもとして、なぜ相手に伝えたいことが伝わってないのか。
これは答えがとても明確です。

聞きたいことに答えていないから

ただただこれだけのようです。
そして、それは大きく分けると次の3つのパターンに分けることができるそうです。

質問に答えてない

まず1点目が質問に答えていない。

聞いたことに答えてないので、相手からすると「ん?」となりますし、そこで会話の流れが止まってしまいます。

でも、答えた側は自分は答えていると思っているので、そのミスに気付かないままで居たりもします。

少し見方を変えると”言いたいことを言っている”というのが、これに該当するのかもしれません。

聞かれた事に対して答えすぎ

問われたことに対して答えすぎというのも、伝わらない答え方の1つです。

「XXですか?」という問いに対して「○○です」と答えればいいだけのところで「○○なのですが、△△でして・・・」と続けてしまうような答え方です。

丁寧に話そう、丁寧に答えようとする気持ちの表れかもしれませんが、それが答えに余分なものを足してしまい、ややこしくさせることがあるようです。

全体像が見えない話し方をしている

答えの内容の全体像が見えないので、うまく脳内で分類・要約できなくなってしまう答え方です。

この記事でいえば、冒頭に1つのコツと3つの要点と答えているので、1つのコツと3つの要点があるんだな…と分かったうえで記事を読んでいると思います。

それが全体像を伝える伝え方の1つの例です。

長い説明などになる場合は、このような全体像がない伝え方をすると、全体を把握できず、理解するのが難しくなります。

伝わる伝え方の1つのポイントと3つの要素

伝わらない伝え方を知ることで、ではどうすればいいのか?は見えてきます。

もうすでにピンと来ているとは思いますが、伝わる伝え方をするには次の1つのコツと3つの要素を押させることがとても大切になってきます。

1つのコツ=問われたことを答える

まず大前提であり、すべての答えといってもいいのがこれです。

相手の問いに答える

これが「外資系マネージャーが教える端的に伝える技術」の中でも書かれている一番重要なポイントです。

そんなことはできているよ!ってなるかもしれませんが、これが結構むずかしいんです。

言い方を変えると「相手の視点で答える」ということが大切だよということで、例えば、相手の興味や関心に合わせた答え方をするということも、相手の問いに答えるということです。

簡単なようで、これって結構奥が深いんじゃないかな?って思います。

そのうえで、答えの内容をより伝わりやすくするために次の3つのポイントがあるそうです。

3つのポイント

答え-根拠

答えに対して、ちゃんと根拠も同時に示す。

「XXだと思います。なぜなら○○だからです」と答えることで、その答えに至った理由もわかりやすくなりますので、答えと根拠を同時に示すことが1つのポイントです。

グルーピング

グルーピングは、あらかじめ分類わけして伝えるという伝え方です。

この記事のように”1つのポイントと3つの要点があります”と答えることも、グルーピングの1つです。

他にも、メリット2つ、デメリット1つありますと答えるのもグルーピングです。

削ぎ落す

すぐにできて効果があるのが、この”そぎ落とす”というひと工夫です。

たいていの場合は、あれもこれも伝えようとすることで、伝えたい内容が複雑になり、メッセージの濃度が薄まっていきます。

そこで効果があるのが編集すること。
言いたいことに絞り込んでスタイリッシュにすることで、メッセージはより伝わりやすくなります。

そんなわけで

伝わりやすく伝えるためにはどうすればいいのか。
やることはとてもシンプルです。

聞かれたことにだけ、伝える。
その伝える内容は、無駄を削り、分類わけされた根拠と結論を明確にしたものであればベストといったものです。

とにかく大切なのは聞かれたこと、相手が聞きたがっていることに答えること。

 

人によっては論理性が何よりも大切だとする考え方の人もいるそうですが、それは2番目以降の優先順位で、一番大切なのは、相手の聞きたいことに答えることと断言されているぐらいです。

確かに、聞きたくないことを論理的に話されても、聞きたくないものは聞きたくないですしね。

とにかく、相手の聞きたいことに答えているのかどうかだけが大切なようです。

 

あなたは相手の聞きたいことにちゃんと答えることができていますでしょうか?

僕はあまり自信がないというか、常に半信半疑でコミュニケーションをとっている部分はありますが、そうやって悩み、考えながらコミュニケーションをとることが成長になるんだろうな…と信じて日々を過ごしています。

そんなわけで、あなたの参考になりましたら幸いです。